Un recente studio condotto in Inghilterra, ha permesso di avere a disposizione una panoramica sull’attuale stato dell’arte delle riunioni come strumenti di lavoro e condivisione di conoscenza e produzione della stessa. Nello specifico il sondaggio ha coinvolto 1.000 impiegati in tutto il Regno Unito e dichiara che un dipendente medio spende 10 ore e 42 minuti ogni settimana per preparare e partecipare a 4,4 incontri, 2,6 dei quali ritenuti non necessari, che costano alle 5,4 milioni di imprese del Regno Unito circa 191 miliardi di sterline all’anno. In media, il tempo impiegato per una riunione è di due ore e 27 minuti (un’ora e otto minuti di preparazione per la riunione e un’ora e 19 minuti di presenza), il che comporta un costo per dipendente £ 38,50( calcolato il salario medio di 15,71£ l’ora).
Oltre ad una riflessione sulla questione economica, la ricerca ci fa riflettere su come le riunioni, in quanto strumenti di lavoro, possono avere delle criticità se gestite con approssimazione. Allora come fare a rendere gli incontri funzionali?
Bhé, ci sono diversi elementi a cui pensare.
UNO. PREPARARE UN ORDINE DEL GIORNO.
Ogni minuto è importante e ogni partecipante è importante. Se si è stati chiamati a partecipare ad una riunione, è perché la propria presenza può costituire la differenza. Se nella riunione si riesce a controllare la mail, vuol dire che la propria presenza non è fondamentale.
DUE. PROGRAMMARE UN TEMPO INIZIALE PER UN’INTERAZIONE RILASSATA.
Ciò sembra contro intuitivo per l’efficienza, ma se l’unica ragione per incontrarsi è fare qualcosa come un gruppo che non si può fare da soli, allora tutti devono fidarsi l’uno dell’altro. La fiducia è costruita attraverso l’interazione rilassata. Un progetto dell’Università di Harvard, destinato ad aiutare le scuole a trarre il massimo dai dati dei test, ma che ha portato a un libro dei ricercatori su come organizzare le riunioni, ha rilevato che gli incontri più efficaci includevano un tempo specifico all’inizio per consentire a tutti di avere una chiacchierata informale. Questo ha due scopi: i membri del team si conoscono e si aprono alla socializzazione prima dell’inizio della riunione, rendendo il resto della riunione più fluente..
TRE. ANALIZZA COME E’ ANDATA LA RIUNIONE.
Lo stesso studio di Harvard ha rilevato che gli incontri efficaci dedicano la parte conclusiva ad una riflessione sugli aspetti da migliorare negli incontri. cQuesta riflessione può, di per sé, migliorare le riunioni nel tempo. Magari si può decidere di nominare un guardiano del tempo.
QUATTRO. PREVENTIVA UN PO’ DI TEMPO IN PIU’ NELLA TUA AGENDA
Anche se dici “sì” a un minor numero di incontri, puoi ancora finire con i giorni pieni. Spesso questo è legato al fatto che ,se una riunione tarda a finire, il resto cade come un domino. Tutto inizia tardi, facendo “perdere” tempo a tutti. Un approccio migliore è quello di creare uno spazio bianco nel tuo programma. Non solo puoi essere catturato, ma puoi anche gestire la tua energia.
CINQUE. UTLIZZARE “THE CAPSULE” DI DIESEL.
All’inaugurazione del Wired Next Fest 2018 a Milano, questo 25 maggio, il brand di moda mostra in anteprima il prototipo della sua capsula salva-tempo. The Capsule è un vero e proprio spazio ideato per mantenere le riunioni il più brevi possibili (massimo 15 minuti): ma mano che il tempo sul timer passa, infatti, nella stanza iniziano a succedere cose imprevedibili e alquanto scomode. Tutto per rendere più stringati ed efficaci i meeting, perché meno tempo si perde più lo si può dedicare a ciò che veramente si vuole fare.